S'informer sur l'état d'avancement du paiement de ses factures

Les bons de commande sont dématérialisés qu’ils soient produits :

• en application d’un accord-cadre à bons de commande
• ou pour contractualiser une opération ponctuelle d’achat hors accord-cadre.

Concrètement, la signature sous forme manuscrite n'apparaît plus sur les bons de

commande. La dématérialisation est sécurisée par une signature des personnes habilitées via les logiciels de gestion de Bordeaux Métropole. Ils garantissent ainsi l’engagement juridique et financier de l’organisation. Le nom du signataire et la date de signature sont mentionnés sur le document.

POUR RAPPEL :

• Toutes les prestations soumises à bon de commande nécessitent la réception préalable de ce document avant tout démarrage. A défaut, les prestations ne pourront pas être payées.
• Les titulaires réalisent les prestations commandées au moyen des modèles officiels de la collectivité.
• Le numéro d’engagement Chorus figurant sur ce document facilite le traitement de la facture et son paiement ; il doit donc systématiquement être renseigné lors du dépôt des factures.
• Les bons de commande peuvent être transmis par tous moyens, notamment mail, avec accusé de réception.
• Le bon de commande est l’acte officiel d’acceptation des « devis ». Par conséquent, la signature manuscrite des devis, comme cela peut être le cas aujourd’hui, est inutile.

Rechercher votre facture grâce à l’assistante virtuelle

Si vous avez une facture qui n’a pas encore été réglée, la première étape est de vous connecter à l’espace Chorus Pro de votre entreprise. Le plus simple est ensuite de solliciter l’assistante virtuelle ClaudIA pour vous enquérir du traitement de votre facture. Pour ce faire, il faut :

• sélectionner l’option “je veux des informations sur une facture ou un virement reçu” ;
• cliquer sur “le suivi d’une facture, d’un mémoire ou d’une demande de remboursement TIC” ;
• saisir le numéro de la facture.

L’assistante virtuelle retrouve alors les informations relatives au traitement de votre facture et vous indique son statut : “en cours de traitement”, “mise en paiement” ou “rejetée”.

Traiter une facture qui m’est renvoyée

Après dépôt sur Chorus Pro, une facture vous a été renvoyée. Vous pouvez consulter le tutoriel d’aide au traitement de ces factures (rejetées, recyclées, suspendues), pour y donner suite dans les meilleurs conditions.

Envoyer une sollicitation

Si vous souhaitez vous adresser directement à votre commanditaire, vous devez contacter le service destinataire en spécifiant l’objet de votre sollicitation. Dans le cas d’un retard de paiement, il faut choisir la catégorie “délais de paiement”. Dans le bloc “description de la demande”, vous pouvez demander au commanditaire les raisons de l’absence ou du retard de traitement de la facture que vous lui avez envoyée.

Le délai global de paiement est de 30 jours à compter de la réception de la facture.

La date servant comme point de départ du délai global de paiement DGP (sous réserve de service fait) est tracée et consultable dans Chorus.

Cette date varie selon les modalités d’émission de la facture :

• en mode EDI : date d’acquittement technique émise par le système d’information du destinataire de la facture ;
• en mode portail/service : date de notification du courriel adressée au destinataire de la facture.

En cas de litige, la date de point de départ au DGP sera la date de dépôt de la facture sur Chorus + 2 jours.

Dans le cas des marchés de travaux, le date de point de départ reste la transmission du projet de décompte du fournisseur à la maîtrise d’œuvre, ou le décompte général définitif lorsqu’il est remis au pouvoir adjudicateur.

Pour garantir un traitement optimal des factures, consulter le mémo Chorus-dépôt factures mis à disposition.

Pour obtenir des informations sur le paiement d’une facture qui tarde trop, vous pouvez aussi vous adresser au contact opérationnel propre au marché public auquel vous avez répondu. Celui-ci varie en fonction du service qui est à l’origine du marché public. C’est avant tout cet interlocuteur qui pourra répondre à votre demande.

Merci de préciser impérativement sur votre demande :

• l’objet du marché;
• le numéro du marché;
• le numéro d’engagement ou numéro de facture;
• le montant de la situation ou de la facture.

Le nom de votre contact opérationnel est trouvable sur le bon de commande ou sur le bon d’engagement qui vous a été envoyé, en haut à gauche du document, comme sur l’exemple ci-joint.

Pour toutes les opérations de travaux de bâtiment, contactez : db-centrefinances@bordeaux-metropole.fr

Enfin, si ni vos recherches sur Chorus Pro ni votre prise de contact avec votre interlocuteur habituel n’ont abouti, vous pouvez faire appel à la Direction générale des finances et de la commande publique de Bordeaux Métropole. En effet, si vous n’avez obtenu aucune réponse ou si la réponse qui vous a été faite n’est pas suffisante, il vous est possible de contacter l’adresse ci-dessous.

Ce service, à ne contacter qu’en dernier recours, vous donnera les informations dont il dispose ou se tournera vers la direction opérationnelle concernée pour qu’elle réponde à votre demande.